¿Sabías que a partir de 2025 todas las empresas deberán adaptar sus sistemas de facturación a un nuevo modelo digital? Si la respuesta es no, entonces es momento de conocer Veri*Factu, una de las transformaciones más relevantes para la gestión fiscal y contable en España. Desde una asesoría para empresas en Madrid, cada vez más profesionales recomiendan prepararse con tiempo para cumplir con esta nueva normativa, que cambiará la manera en que se emiten y registran las facturas.
Veri*Factu no es solo una herramienta o software: es una obligación normativa que busca mejorar la transparencia, la trazabilidad y la lucha contra el fraude fiscal. En este artículo te explicaremos de forma clara y práctica qué es, cómo funciona, a quién afecta y qué pasos debes dar para cumplir con sus requisitos sin complicaciones.
¿Qué es Veri*Factu y por qué es tan importante?
Veri*Factu es el sistema aprobado por la Agencia Tributaria (AEAT) para garantizar que todas las facturas emitidas por empresas y profesionales sean verificables, trazables y estén libres de manipulación. En pocas palabras, se trata de un nuevo modelo de facturación electrónica obligatoria que asegurará que los datos de cada factura sean auténticos, completos y enviados directamente a Hacienda o almacenados con total integridad.
El objetivo es claro: reducir la economía sumergida y aumentar el control fiscal. Hasta ahora, las empresas podían emitir facturas con programas de gestión propios o personalizados, pero sin un control real de si esos registros eran modificados o eliminados. Con Veri*Factu, cada factura emitida se asocia a un código identificador único y a una huella digital que certifica su validez.
De este modo, la Agencia Tributaria puede tener un acceso más rápido y fiable a la información, y los contribuyentes obtienen una herramienta que les brinda seguridad jurídica frente a posibles errores o sanciones.
¿Quiénes están obligados a usar Veri*Factu?
La obligación afecta a todas las personas físicas y jurídicas que realicen actividades económicas, es decir, tanto a empresas como a autónomos, independientemente de su tamaño o facturación. Esto incluye desde grandes corporaciones hasta pequeños comercios, despachos profesionales o emprendedores.
Sin embargo, existen diferentes plazos de implantación según el tipo de contribuyente. Las grandes empresas y las que ya trabajan con sistemas avanzados de facturación digital serán las primeras en adoptar el modelo, mientras que los autónomos y las pymes tendrán un margen de tiempo adicional para adaptarse.
Por ello, es importante anticiparse. Las asesorías fiscales y contables ya están recomendando revisar el software de facturación actual para verificar si cumple con las especificaciones técnicas de Veri*Factu o si será necesario migrar a un sistema homologado.
Cómo funciona el sistema Veri*Factu
El funcionamiento de Veri*Factu se basa en tres pilares fundamentales: autenticidad, integridad y trazabilidad.
- Autenticidad del origen: cada factura se genera en un sistema que ha sido homologado y verificado por la AEAT. Esto garantiza que los datos del emisor son reales y no han sido modificados.
- Integridad del contenido: cada factura lleva un código identificador (UUID) y una firma digital que impide que se altere su información una vez emitida.
- Trazabilidad completa: el sistema guarda un registro inalterable de todas las operaciones emisión, envío, modificación o cancelación, permitiendo reconstruir el historial de cada factura en caso de auditoría o revisión.
Además, los programas Veri*Factu ofrecen dos modos de trabajo:
- Envío automático a Hacienda, donde cada factura se comunica en tiempo real.
- Modo local, donde las facturas se almacenan internamente con la obligación de enviar los datos en caso de requerimiento.
Esta flexibilidad permite que las empresas puedan elegir la opción que mejor se adapte a su operativa, aunque Hacienda recomienda el envío automático para simplificar la supervisión y evitar retrasos.
Beneficios para las empresas y profesionales
Aunque al principio pueda parecer una imposición técnica más, Veri*Factu trae consigo ventajas significativas para la gestión empresarial y contable. Entre las más destacadas:
- Mayor control financiero: al tener todos los movimientos registrados y certificados, las empresas pueden detectar errores o fraudes con mayor facilidad.
- Reducción de carga administrativa: los procesos de validación y comunicación con la AEAT se automatizan, evitando duplicidades o errores manuales.
- Seguridad jurídica: el cumplimiento de los estándares Veri*Factu protege frente a sanciones por irregularidades o falta de documentación.
- Transparencia con clientes y proveedores: las facturas electrónicas verificadas generan confianza en las operaciones comerciales.
- Optimización del tiempo contable: los asesores pueden trabajar con datos actualizados y confiables, lo que agiliza los cierres fiscales o auditorías.
En resumen, más allá de ser una obligación, Veri*Factu se perfila como una herramienta de eficiencia que ayudará a modernizar la administración financiera en España.
Qué pasos seguir para adaptar tu empresa
La transición hacia Veri*Factu requiere una planificación ordenada. Estos son los pasos clave que se recomienda seguir:
- Auditar el sistema de facturación actual: verifica si el software que utilizas puede actualizarse para cumplir con los requisitos técnicos establecidos por la AEAT.
- Seleccionar un proveedor certificado: elige un programa o servicio de facturación que ya esté adaptado a Veri*Factu y cuente con soporte para el envío automático.
- Capacitar al personal: es importante que los equipos administrativos y contables comprendan cómo funciona el nuevo sistema y qué cambios implica en el proceso diario.
- Realizar pruebas internas: antes de emitir facturas reales, realiza simulaciones para asegurar que la configuración es correcta.
- Mantener comunicación con tu asesoría: el acompañamiento profesional es esencial para garantizar el cumplimiento de los plazos y evitar errores en la implementación.
Adelantarse a la entrada en vigor del sistema permitirá que la transición sea más fluida y evitará imprevistos cuando el cumplimiento sea obligatorio.
El futuro de la facturación en España
Veri*Factu forma parte de un movimiento más amplio hacia la digitalización fiscal y la interoperabilidad de los datos empresariales. La factura electrónica obligatoria, junto con los sistemas de envío automatizado, marcará un antes y un después en la relación entre empresas y Hacienda.
Esta evolución no solo busca un mayor control, sino también modernizar la gestión administrativa, eliminando el papel y facilitando la automatización de procesos como la conciliación bancaria, la gestión de cobros y pagos o la integración con sistemas ERP.
El futuro apunta a que todas las operaciones comerciales, desde la emisión de una factura hasta la declaración del IVA, estén totalmente conectadas y verificadas. Esto reducirá la carga operativa y, al mismo tiempo, mejorará la transparencia y la trazabilidad del ecosistema empresarial.
Prepararse hoy para evitar complicaciones mañana
La llegada de Veri*Factu representa un cambio estructural, pero también una oportunidad para que las empresas revisen sus procesos internos, se digitalicen y ganen eficiencia. Las asesorías y despachos contables están llamados a jugar un papel clave en esta transición, guiando a los negocios en la implementación técnica y el cumplimiento normativo.
En definitiva, cuanto antes se empiece a preparar la empresa, más fácil será adaptarse al nuevo modelo y aprovechar sus ventajas. Veri*Factu no solo redefine la forma de facturar: redefine la manera de hacer empresa en la era digital.
